ERPM

Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für ERPM

Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

GMI GmbH

Theodor-Rehbock-Straße 3

76131 Karlsruhe, Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer Shaur Gul und Sayed Hadi Mortazavi

E-Mail: info@gmitso.de · Telefon: +49 (0)721 15659119 · Web: www.gmitso.de

Diese Datenschutzerklärung gilt für die ERPM-Anwendung (Windows, macOS, iOS, Android), den ERPM-Cloud-Dienst samt Web-Portal und die zugehörige Produkt-Webseite.

2. Grundprinzip: Ihre Daten gehören Ihnen

ERPM ist eine Auftrags- und Warenwirtschaftssoftware. Ohne Online-Konto arbeitet ERPM vollständig lokal: Alle Geschäftsdaten (Kunden, Aufträge, Artikel, Lieferanten, Lager, Buchhaltung, Belege) bleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät und werden dort verschlüsselt gespeichert (SQLCipher, AES-256). In diesem Fall werden – abgesehen von den unter Ziffer 7 genannten optionalen Diensten – keine Daten an uns übertragen.

Erst wenn Sie ein Online-Konto anlegen und die Cloud-Synchronisation nutzen, werden Daten an unseren Server übertragen.

3. Online-Konto und Cloud-Synchronisation

Bei Nutzung des Online-Kontos verarbeiten wir:

Zwecke: Bereitstellung des Dienstes, Synchronisation zwischen Ihren Geräten, Belegablage, Benutzer- und Rechteverwaltung, Lizenzverwaltung und Abrechnung.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für Sicherheitsprotokolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

4. Rollenverteilung und Auftragsverarbeitung

Für die Kontodaten unserer Nutzer sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Für die in ERPM erfassten Geschäftsdaten (z. B. Daten Ihrer Kunden und Lieferanten) sind Sie als unser Kunde der Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir auf Anfrage unter info@gmitso.de bereit.

5. Hosting

Der ERPM-Server wird in einem Rechenzentrum der Contabo GmbH (Aschauer Straße 32a, 81549 München, Deutschland) betrieben. Serverstandort ist Deutschland; eine Übermittlung in Drittländer findet durch das Hosting nicht statt. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

6. Sicherheit

7. Empfänger und Drittdienste

Wir geben Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

8. Geräteidentifikation und Lizenzierung

Zur Durchsetzung des Gerätelimits erzeugt die App eine pseudonyme Geräte-ID und leitet daraus einen Geräte-Code ab. Bei Nutzung des Online-Kontos werden Geräte-ID, Gerätename und Zeitpunkt der letzten Nutzung dem Mandanten zugeordnet gespeichert; registrierte Geräte können in App und Portal eingesehen und entfernt werden. Bei gerätegebundenen Offline-Lizenzen wird der Geräte-Code Teil der signierten Lizenzdatei. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

9. Diagnose- und Absturzberichte

Absturz- und Fehlerberichte (technische Fehlermeldung, App-Version, Betriebssystem, Auszug aus dem Fehlerprotokoll) sowie Ihr Feedback über „Problem melden" werden nur übertragen, wenn die Diagnose-Funktion aktiviert ist; Sie können sie jederzeit in den Einstellungen (Diagnose & Feedback) abschalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Zweck ist ausschließlich Fehlerbehebung und Produktverbesserung.

10. Web-Portal und Webseite

Portal und Webseite verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und keine Tracking-Cookies. Im Browser wird lediglich technisch Erforderliches lokal gespeichert (Sitzungs-Token, Sprachwahl, Anzeigeeinstellungen). Beim Aufruf verarbeitet der Server die üblichen Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource) in kurzlebigen Server-Logs zur Betriebssicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Speicherdauer

Daten bleiben gespeichert, solange Ihr Konto bzw. Mandant besteht. Bei Löschung des Mandanten werden alle zugehörigen Server-Daten entfernt; Backups rotieren automatisch und überschreiben sich innerhalb kurzer Zeit. Für Rechnungs- und Buchhaltungsdaten können gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB – bis zu 10 Jahre) gelten; deren Einhaltung obliegt Ihnen als Verantwortlichem für Ihre Geschäftsdaten. Lokale Daten auf Ihren Geräten löschen Sie selbst.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ein vollständiger Export Ihrer Mandantendaten steht jederzeit in der App bzw. im Portal bereit – auch ohne gültige Lizenz.

Sie haben außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionsumfang oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App (Rechtliches), im Portal und auf der Produkt-Webseite abrufbar.

15. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: GMI GmbH, Theodor-Rehbock-Straße 3, 76131 Karlsruhe · info@gmitso.de